ATS-vennlig CV: slik leser rekrutteringssystemet CV-en din

Hva er et ATS?

ATS står for Applicant Tracking System, på norsk ofte kalt rekrutteringssystem. Det er programmet arbeidsgiveren bruker til å ta imot søknader, holde orden på kandidatene og samarbeide om hvem som skal inn til intervju.

I Norge møter du for eksempel Webcruiter, Jobylon, ReachMee og Easycruit, og det finnes flere lignende. Når du trykker på søknadsknappen i en annonse på finn.no eller arbeidsplassen.no, havner du ofte i et slikt system hos arbeidsgiveren. Der fyller du ut et skjema og laster opp CV og søknad.

Slik bruker norske arbeidsgivere rekrutteringssystemet

Det er en utbredt myte at en robot sorterer bort de fleste søkerne før et menneske ser dem. I mange norske prosesser leser en rekrutterer eller leder søknadene selv. Men systemet påvirker likevel hva de ser, og hvor lett du er å finne.

Mange systemer leser CV-en og fyller ut felt som stillingstittel, arbeidsgiver, periode og utdanning automatisk. Rekruttereren kan filtrere på svarene i skjemaet, for eksempel om du har førerkort eller riktig utdanning, og søke blant kandidatene etter ord som «regnskap» eller «Visma». Noen systemer rangerer også søkerne etter hvor godt de treffer annonsen. Leser systemet CV-en feil, kan erfaringen din se tynnere ut enn den er.

Svar derfor ærlig og nøyaktig på spørsmålene i søknadsskjemaet. De brukes ofte til den første sorteringen.

Bruk nøkkelordene fra annonsen

Nøkkelord er ordene som beskriver det jobben krever: stillingstitler, fagområder, verktøy, sertifiseringer og språk. En ATS-vennlig CV bruker de samme ordene som annonsen, der det stemmer med det du har gjort. Systemet og rekruttereren leter etter «Excel», ikke etter «regneark».

Gå gjennom annonsen og lag en liste over ordene som går igjen. Sjekk så om hvert av dem står i CV-en din, helst i en sammenheng som viser at du har brukt det. Guiden om hvordan du leser en stillingsannonse hjelper deg å finne de viktigste kravene.

• Skriv både forkortelsen og hele ordet første gang, for eksempel «HMS (helse, miljø og sikkerhet)» eller «SEO (søkemotoroptimalisering)».
• Bruk samme stillingstittel som annonsen hvis den passer med det du faktisk gjorde. Het rollen din «kundebehandler» og annonsen sier «kundeservicemedarbeider», kan du skrive «Kundebehandler (kundeservice)».
• Nevn verktøy og systemer ved navn, som Visma, SAP, Tripletex, Salesforce eller Excel.
• Legg nøkkelordene inn i punktene under hver jobb, ikke bare i en lang ferdighetsliste.
• Er annonsen på norsk, bruk de norske fagordene. Det er dem rekruttereren søker etter.
• Ikke fyll CV-en med ord du ikke kan stå for, og ikke gjem ord i hvit tekst. Rekruttereren ser det, og det svekker tilliten.

Bruk vanlige overskrifter og en fast rekkefølge

Systemet bruker overskriftene til å forstå hvor hver del av CV-en starter. Vanlige overskrifter som «Arbeidserfaring», «Utdanning», «Kurs og sertifiseringer», «Ferdigheter» og «Språk» blir lest riktig. Kreative overskrifter som «Min reise» eller «Hva jeg har drevet med» kan gjøre at innholdet havner feil.

Skriv hver jobb på samme måte: stillingstittel, arbeidsgiver, sted og periode. Bruk samme datoformat hele veien, for eksempel måned og år som «03.2021». Står noen datoer som «mars 2021» og andre bare som «2021», blir det vanskeligere for systemet å regne ut hvor lang erfaring du har.

Fallgruver i oppsettet

Mye av det som gjør en CV pen i et designprogram, gjør den vanskelig å lese for et system. Et enkelt oppsett med en kolonne er det tryggeste valget, og du kan fortsatt bruke farge på overskriftene og en ryddig skrifttype.

Dette er de vanligste fallgruvene:

• Tabeller og tekstbokser. Innholdet kan bli lest i feil rekkefølge eller hoppet over.
• To eller flere kolonner. Systemet kan lese linje for linje tvers over siden, slik at tekst fra venstre og høyre kolonne blandes.
• Tekst i bilder, ikoner og grafikk. Et telefonikon i stedet for ordet «Telefon», eller ferdigheter vist som stolper og stjerner, blir ikke lest som tekst.
• Kontaktinformasjon i topptekst eller bunntekst. Noen systemer leser ikke disse feltene, så legg navn, telefon og e-post i selve dokumentet.
• Uvanlige skrifttyper og spesialtegn. Hold deg til vanlige skrifter og enkle punkttegn.
• En skannet CV eller en CV lagret som bilde. Da finnes det ingen tekst for systemet å lese.

Hvilket filformat er best for en ATS CV?

De fleste rekrutteringssystemer leser både Word-filer (.docx) og PDF. Det viktigste er at PDF-en inneholder ekte tekst. Lager du PDF-en fra Word, Google Dokumenter eller et CV-verktøy, er det i orden. En skannet CV eller en PDF laget fra et bilde er det ikke.

Følg alltid det annonsen eller skjemaet ber om. Står det at du skal laste opp Word, gjør du det. Unngå formater som .pages, .odt eller bildefiler, og gi filen et tydelig navn med fullt navn og «CV».

Fyll også ut feltene i søknadsskjemaet, selv om det føles som å gjenta CV-en. Noen rekrutterere ser på skjemaet først, og tomme felt kan gi inntrykk av at du mangler erfaring.

Slik sjekker du om CV-en er ATS-vennlig

En enkel test du kan gjøre selv: åpne PDF-en, marker all teksten, kopier den og lim den inn i Notisblokk eller et annet program for ren tekst. Kommer innholdet i riktig rekkefølge, med navn, overskrifter og datoer der de skal være, er sjansen god for at systemet leser den riktig. Blir teksten blandet eller borte, bør du forenkle oppsettet.

Sammenlign deretter CV-en med annonsen. Med ATS-score i Selja ser du om CV-en kommer gjennom rekrutteringssystemer, og hvilke nøkkelord fra annonsen som mangler. Den første sjekken er gratis. Vil du ha en CV som er ATS-vennlig fra starten, kan Selja også lage en profesjonell CV og søknad tilpasset stillingen på under ett minutt, med dine egne opplysninger.

Vil du jobbe mer med selve innholdet, finner du grunnreglene i guiden om hvordan skrive CV.