CV for kontormedarbeider: eksempel og tips

Hva arbeidsgivere ser etter i en kontormedarbeider

Kontormedarbeidere, administrasjonsmedarbeidere og administrasjonskonsulenter finnes i nesten alle bransjer: advokatkontorer, eiendom, bygg, helse, skoler, kommuner og små bedrifter. Oppgavene varierer, men kjernen er den samme. Du tar imot henvendelser på telefon og e-post, holder orden på post og arkiv, fakturerer, planlegger møter og reiser, og hjelper ledere og kolleger med det som må gjøres. Annonsene ber ofte om en som er «strukturert», «selvgående», «serviceinnstilt» og «god på data».

Mange arbeidsgivere bruker rekrutteringssystemer som sorterer søknadene etter ordene i annonsen. Beskriv derfor oppgavene dine med de samme ordene som annonsen bruker, der de stemmer med det du har gjort. Står det «fakturering» og «oppfølging av leverandører», bør begge ordene stå i CV-en, ikke bare «økonomioppgaver». Selja gjør dette for deg: lim inn annonsen, så havner ordene der de stemmer med erfaringen din. Guiden om ATS-vennlig CV forklarer hvordan systemene leser CV-en. Disse ordene går ofte igjen:

• Administrasjon, kontorstøtte og administrativ støtte til ledelsen.
• Sentralbord, resepsjon, mottak av besøkende og kundeservice.
• Post, arkiv, journalføring og dokumenthåndtering.
• Fakturering, inngående fakturaer, attestering og enkel bokføring.
• Møteplanlegging, referater, reiser og arrangementer.
• Microsoft 365: Outlook, Word, Excel, Teams og SharePoint.
• Strukturert, nøyaktig, selvgående og serviceinnstilt.

Formelle krav: fagbrev er et pluss, ikke et krav

Det er ingen lovbestemte krav for å jobbe på kontor. De fleste arbeidsgivere ser etter relevant erfaring, god norsk muntlig og skriftlig og trygghet på data. Mange annonser nevner videregående skole som minimum, og noen ber om fagbrev eller økonomiutdanning fra fagskole, særlig når stillingen har mye fakturering, lønn eller regnskap.

Fagbrevet heter i dag service- og administrasjonsfaget. Før læreplanene ble fornyet i 2020, het det kontor- og administrasjonsfaget, så har du et eldre fagbrev, skriver du navnet slik det står på fagbrevet ditt. Den vanlige veien er Vg1 salg, service og reiseliv, Vg2 service, sikkerhet og administrasjon og to år som lærling i bedrift. Har du jobbet lenge på kontor uten fagbrev, kan du ta det som praksiskandidat. Ifølge Utdanningsdirektoratet må du da ha allsidig praksis som er minst 25 prosent lengre enn det vanlige opplæringsløpet, som her betyr minst fem år, og bestå en teorieksamen før fagprøven.

Søker du en kontorstilling i staten, skal den best kvalifiserte søkeren ansettes, og det legges vekt på utdanning, erfaring og personlig egnethet. Det står i statsansatteloven. Vis derfor tydelig hvordan du oppfyller hvert krav i annonsen. Guiden om CV for rådgiver og saksbehandler har flere råd om offentlige stillinger.

Eksempel på sammendrag i CV for kontormedarbeider

Sammendraget er de tre til fem setningene øverst i CV-en. Det skal si hvem du er, hva du kan og hva du ser etter. Her er et oppdiktet eksempel du kan bruke som mønster:

Eksempel: «Strukturert kontormedarbeider med seks års erfaring fra administrasjon i et regnskapsbyrå og en byggevarekjede. Har hatt ansvar for sentralbord, fakturering av rundt 300 kunder i måneden og det digitale arkivet i SharePoint. Trives som støtte for ledere og kolleger, og liker å finne enklere måter å løse faste oppgaver på. Søker en fast stilling med mer ansvar for økonomi og innkjøp.»

Bytt ut tall og systemer med dine egne, og skriv bare det du kan forklare i et intervju. Flere eksempler finner du i guiden om sammendrag i CV.

Kulepunkter med resultater: svakt mot sterkt

Kontorarbeid er lett å beskrive som en liste over oppgaver, og da ligner CV-en din på alle de andre. Det som skiller deg ut, er omfang og resultat: hvor mange du hjalp, hvor ofte, hvor mye tid du sparte og hva som ble bedre. Start med et sterkt verb i fortid, og avslutt med et tall der du kan.

• Svakt: «Svarte på telefon.» Sterkt: «Betjente sentralbordet for 45 ansatte og løste eller satte over 60 til 80 henvendelser per dag.»
• Svakt: «Fakturering.» Sterkt: «Sendte ut 250 fakturaer i måneden og fulgte opp purringer, slik at utestående beløp eldre enn 30 dager gikk ned med en fjerdedel på ett år.»
• Svakt: «Ansvar for arkiv.» Sterkt: «Ryddet og digitaliserte papirarkivet for fem år tilbake, og gjorde dokumentene søkbare i SharePoint for hele kontoret.»
• Svakt: «Planla møter.» Sterkt: «Planla styremøter, kurs og to årlige samlinger for 120 deltakere, med lokaler, reise og overnatting innenfor budsjett.»
• Svakt: «Kan Excel.» Sterkt: «Lagde en mal for timelister i Excel som kortet ned arbeidet med lønnskjøringen med en halv dag hver måned.»
• Svakt: «Tok imot besøkende.» Sterkt: «Hadde ansvar for resepsjonen og adgangskort for 200 ansatte og leverandører, og laget rutinen for registrering av besøkende.»

Ferdigheter, systemer og kurs som er verdt å ta med

På et kontor er systemene du kan, ofte det som avgjør hvor raskt du kommer i gang. «God på data» sier lite. Skriv navnet på programmet og hva du brukte det til, så ser arbeidsgiveren at du kan jobbe selvstendig fra første dag.

• Microsoft 365: Outlook, Word, Excel med formler og pivottabeller, Teams og SharePoint, eller Google Workspace.
• Økonomisystemer som Tripletex, Visma, PowerOffice eller Fiken, med hva du gjorde: fakturering, bilagsregistrering eller attestering.
• Sak- og arkivsystemer som Public 360, Elements eller WebSak, hvis du har jobbet i offentlig sektor.
• Timeregistrering, reiseregninger og innkjøpsportaler.
• Kurs i Excel, arkiv, personvern eller økonomi, med navn og år.
• Språk: god norsk muntlig og skriftlig, og engelsk eller andre språk du bruker i jobben.

Uten erfaring, eller med mange år i administrasjon

Søker du din første kontorjobb, er det vanlig å ha lite å skrive under arbeidserfaring. Løft frem det som viser at du er strukturert og serviceinnstilt: deltid i butikk eller kundeservice, frivillig arbeid som kasserer eller sekretær i et lag, og sommerjobber. Skriv konkret hva du gjorde, for eksempel «førte medlemslisten og sendte ut kontingent til 150 medlemmer i idrettslaget». Har du jobbet gjennom et vikarbyrå, ta med oppdragene. Mange korte oppdrag viser at du lærer nye systemer raskt. Guiden om CV for nyutdannet har flere råd, og CV for kundeservice viser hvordan servicearbeid kan beskrives med tall.

Har du mange år i administrasjon, er utfordringen å vise at du har utviklet deg. Kort ned de eldste stillingene til en linje, og bruk plassen på ansvaret du har hatt de siste årene: budsjett, innkjøp, opplæring av nye, personaloppgaver eller kontakten med regnskapsbyrå og IT-leverandør. Søker du deg mot kontorleder eller regnskap, løft frem oppgavene som peker dit. Guiden om CV for regnskapsfører viser hvordan regnskapsoppgaver beskrives. Hold CV-en på en til to sider.

Vanlige feil i CV for kontormedarbeider

En kontor-CV blir ofte lest av noen som selv er nøye, så små feil teller mer enn i mange andre yrker. Les CV-en høyt før du sender den, og se særlig etter disse:

• Skrivefeil, ulike datoformater og uryddig oppsett. Det svekker påstanden om at du er nøyaktig.
• «God på data» uten å nevne programmene.
• Lange lister med oppgaver uten omfang eller resultat.
• Samme CV til et advokatkontor, en kommune og et byggefirma, selv om de ser etter ulike ting.
• Gamle kurs øverst, mens det viktigste står nederst.
• Manglende kontaktinformasjon eller en uformell e-postadresse.

Lag CV til kontorjobben på under ett minutt med Selja

Kontorstillinger ligner hverandre i tittelen, men ikke i innholdet. En stilling legger vekt på fakturering og Tripletex, en annen på sentralbord og møteplanlegging, en tredje på arkiv i et offentlig system. Med Selja limer du inn annonsen og laster opp CV-en du har. På under ett minutt får du en profesjonell, ATS-vennlig CV og søknad skreddersydd til stillingen, med ordene fra annonsen der de stemmer med det du har gjort. Da kan du søke på flere stillinger på kortere tid.

Selja legger aldri til erfaring eller ferdigheter du ikke har. Ber annonsen om et system CV-en ikke nevner, spør Selja deg først og bruker bare det du bekrefter. Det er gratis å begynne: sjekk CV-en gratis, eller ta en gratis ATS-sjekk mot annonsen. Kom i gang når du vil lage den første søknaden.

Søknaden og neste steg

Søknaden til en kontorjobb er også en arbeidsprøve, fordi den viser hvordan du skriver. Hold den til en side: hvorfor du søker akkurat der, to eller tre eksempler som svarer på kravene i annonsen, og når du kan begynne. Se eksempel på jobbsøknad og guiden om hvordan du skriver en søknad.

Til intervjuet bør du ha et eksempel på en gang du fikk orden på noe som var rotete, og en gang du hadde mange oppgaver samtidig. Noen arbeidsgivere gir en kort test i Excel eller skriving. Øv med intervjuspørsmålene for yrket, og sjekk lønnen med den gratis lønnssjekken før du forhandler.