CV for rådgiver og saksbehandler: eksempel og tips

Hva arbeidsgivere ser etter i en rådgiver eller saksbehandler

Rådgiver og saksbehandler er vanlige titler i staten, kommuner, fylkeskommuner, NAV og direktorater, og i private virksomheter som forsikring, bank, organisasjoner og konsulentselskaper. Oppgavene er ofte saksbehandling etter et regelverk, utredninger, notater og beslutningsgrunnlag, veiledning av brukere og arbeid i prosjekter. Annonsene ber om «god skriftlig fremstillingsevne», «analytiske evner», «gode samarbeidsevner» og at du er «selvstendig» og «strukturert».

Mange offentlige arbeidsgivere bruker rekrutteringssystemer som Jobbnorge eller Webcruiter, og der skriver du ofte erfaringen inn i et skjema i tillegg til å laste opp CV-en. Bruk annonsens ord i begge, der de stemmer med det du har gjort. Med ATS-score ser du hvilke ord fra annonsen som mangler, og lager du CV-en med Selja, blir ordene skrevet inn for deg. Disse ordene går ofte igjen:

• Saksbehandling, enkeltvedtak og klagesaker.
• Utredning, analyse og beslutningsgrunnlag.
• Forvaltningsloven, offentleglova og særlovene på fagområdet.
• Notater, brev, høringer og svar til departement eller politisk ledelse.
• Veiledning av brukere, kommuner eller virksomheter.
• Prosjektarbeid, tilskuddsforvaltning og tilsyn.
• God skriftlig fremstillingsevne, selvstendig og strukturert.

Formelle krav: kvalifikasjonskravene og reglene i staten

Det finnes ingen autorisasjon for rådgivere og saksbehandlere. Kravene står i annonsen, og som regel er det høyere utdanning på bachelor- eller masternivå i bestemte fag, noen ganger med mulighet for å erstatte utdanning med lang erfaring. I staten sier statsansatteloven § 3 at den best kvalifiserte søkeren skal ansettes, og at det skal legges vekt på utdanning, erfaring og personlig egnethet sett opp mot kravene i utlysningen. Lag derfor CV-en slik at hvert krav kan krysses av: grad, fag, år og erfaring med samme type oppgaver.

I staten skal arbeidsgiveren kalle inn minst en kvalifisert søker som oppgir å ha en funksjonsnedsettelse som krever tilrettelegging, og minst en kvalifisert søker med hull i CV-en, til intervju. Hull betyr her at du har vært utenfor arbeid, utdanning eller opplæring i til sammen minst to av de siste fem årene, på grunn av sykdom, rus eller soning, eller mens du søkte jobb aktivt. Det gjelder ikke hvis du har fast jobb eller en midlertidig jobb på mer enn ett år når du søker. Reglene står i forskriften til statsansatteloven §§ 4 og 4a. Guiden om hull i CV viser hvordan du forklarer en slik periode.

I offentlig sektor lages det en søkerliste med navn, alder, stilling og kommune. Du kan be om å ikke stå på den offentlige listen, men arbeidsgiveren vurderer ønsket og kan si nei, etter offentleglova § 25. Noen stillinger krever sikkerhetsklarering. Ifølge Nasjonal sikkerhetsmyndighet kan du ikke søke om den selv. Det er virksomheten som ber om klarering når du skal ansettes.

Eksempel på sammendrag i CV for rådgiver og saksbehandler

Sammendraget er de tre til fem setningene øverst i CV-en. Det skal si hvem du er, hva du kan og hva du ser etter. Her er et oppdiktet eksempel du kan bruke som mønster:

Eksempel: «Rådgiver med master i statsvitenskap og fire års erfaring fra saksbehandling og utredning i et direktorat. Har behandlet over 300 søknader om tilskudd i året, skrevet høringsuttalelser og laget beslutningsgrunnlag for ledelsen og departementet. Kjenner forvaltningsloven godt og liker å gjøre kompliserte regler lette å forstå for brukerne. Søker en stilling som seniorrådgiver med ansvar for utredning og regelverk.»

Bytt ut tall og fagområder med dine egne, og skriv bare det du kan forklare i et intervju. Flere eksempler finner du i guiden om sammendrag i CV.

Kulepunkter med resultater: svakt mot sterkt

Mange rådgivere skriver CV-en som en stillingsbeskrivelse. Det leseren vil vite, er hvor mye du har behandlet, hva du har skrevet og hva som ble bedre. Start med et sterkt verb i fortid, og avslutt med et tall eller et omfang. Her er eksempler fra både offentlig og privat sektor:

• Svakt: «Saksbehandling.» Sterkt: «Behandlet 350 søknader om tilskudd i året etter forvaltningsloven, og kortet ned saksbehandlingstiden fra åtte til fem uker.»
• Svakt: «Skrev notater.» Sterkt: «Skrev 40 notater og svarbrev til departementet i året, blant annet beslutningsgrunnlaget for en ny tilskuddsordning på 50 millioner kroner.»
• Svakt: «Jobbet med klager.» Sterkt: «Behandlet klagesaker for kommunen, og fikk andelen vedtak som ble opphevet av Statsforvalteren ned fra 15 til 6 prosent.»
• Svakt: «Prosjektarbeid.» Sterkt: «Ledet et prosjekt med fem kommuner som innførte en felles digital søknad, og halverte antallet ufullstendige søknader det første året.»
• Svakt: «Veiledning.» Sterkt: «Holdt 12 kurs i året om nytt regelverk for kommunene i fylket, med rundt 400 deltakere til sammen.»
• Svakt: «Rådgivning til kunder.» Sterkt: «Ga råd til 60 bedriftskunder om forsikring, og fornyet 95 prosent av avtalene i porteføljen.»

Ferdigheter, systemer og kurs som er verdt å ta med

Rådgivere blir vurdert på fagkunnskap, skriving og evne til å analysere. Skriv konkret hvilke regelverk, metoder og systemer du kan, så slipper leseren å gjette.

• Regelverk du kan godt: forvaltningsloven, offentleglova, arkivloven, personvernregelverket og særlovene på fagområdet ditt.
• Sak- og arkivsystemer som Public 360, Elements, WebSak eller ePhorte, og fagsystemer med navn.
• Analyse og statistikk: Excel, Power BI, SPSS, Stata eller R, og metoder som spørreundersøkelser og intervjuer.
• Skriving: utredninger, høringsnotater, rundskriv og klart språk.
• Prosjektledelse: kurs eller sertifisering med navn og år.
• Språk: norsk og engelsk, og nynorsk hvis annonsen ber om det.

Nyutdannet, eller med mange år som rådgiver

Mange nyutdannede begynner som førstekonsulent eller rådgiver. Da er det utdanningen som må vise at du kan gjøre jobben. Skriv tema, metode og funn i masteroppgaven, nevn emner som passer stillingen, og ta med praksisopphold, studentjobber og verv. Skriving er en kjerneferdighet, så nevn oppgaver der du skrev mye, for eksempel en rapport for en oppdragsgiver. Guiden om CV for nyutdannet har flere råd.

Har du mange år som rådgiver, er det bredden og dybden som teller. Vis fagområdene, regelverkene, de viktigste sakene og utredningene, og ansvar som fagansvarlig eller prosjektleder. Kort ned de eldste stillingene. Fyller du ut et søknadsskjema i tillegg til CV-en, skriv det samme begge steder, så tallene og datoene stemmer. Er du jurist, viser guiden om CV for jurist og advokatfullmektig hvordan du beskriver juridisk arbeid.

Vanlige feil i CV for rådgiver og saksbehandler

I offentlige stillinger blir søkerne ofte sammenlignet opp mot de samme kravene. Det som gjør det vanskelig for leseren, trekker ned. Se etter disse:

• Uklart hvordan du oppfyller utdanningskravet, for eksempel grad uten fag eller år.
• Bare stillingstitler. «Rådgiver» sier lite uten fagfelt og oppgaver.
• Interne forkortelser og navn på systemer som bare din arbeidsplass bruker.
• Lange tekstavsnitt. Leseren vil ha korte punkter, selv om du skriver godt.
• Ulike opplysninger i søknadsskjemaet og CV-en.
• Ingen resultater, som saksbehandlingstid, antall saker eller endringer du fikk gjennom.

Svar på kravene i annonsen med Selja

Offentlige annonser har ofte lange lister med kvalifikasjonskrav og ønskede egenskaper. Å gå gjennom dem og skrive om CV-en for hver stilling tar tid. Med Selja limer du inn annonsen og laster opp CV-en du har. Selja henter nøkkelordene og kravene, og på under ett minutt får du en profesjonell, ATS-vennlig CV og søknad skreddersydd til stillingen, på norsk eller engelsk. I appen finner du også ledige stillinger fra arbeidsplassen.no, og kan lage CV og søknad til dem direkte.

Selja legger aldri til erfaring eller ferdigheter du ikke har. Ber annonsen om erfaring med tilskuddsforvaltning eller et regelverk CV-en ikke nevner, spør Selja deg først og bruker bare det du bekrefter. Det er gratis å begynne: ta en gratis ATS-sjekk mot annonsen, eller sjekk CV-en gratis. Kom i gang når du vil lage søknaden.

Søknaden og neste steg

I offentlig sektor skal søknaden vise hvordan du oppfyller kravene. Skriv hvorfor du vil jobbe med akkurat dette fagområdet, hvordan du oppfyller de viktigste kravene, og et eksempel på et resultat. Hold den til en side. Se guiden om hvordan du skriver en søknad og eksempel på jobbsøknad.

Intervjuet har ofte spørsmål om konkrete situasjoner, som «fortell om en gang du måtte prioritere mellom flere frister», og noen ganger en skriveoppgave eller en case. Les guiden om å forberede jobbintervju, og øv med intervjuspørsmålene. Står lønnsspennet i annonsen, kan du sammenligne det med den gratis lønnssjekken.