CV for prosjektleder: eksempel og tips

Nøkkelord som går igjen i annonser for prosjektledere

Annonser for prosjektledere bruker mange av de samme ordene, men de varierer med bransje og metode. En IT-stilling ber gjerne om smidig utvikling og Scrum, et byggeprosjekt om fremdrift, kontrakter og SHA, og offentlige virksomheter om gevinstrealisering og anskaffelser. Bruk ordene fra annonsen der de stemmer med det du har gjort, og skriv metoder og verktøy med navn. Guiden om ATS-vennlig CV forklarer hvorfor det betyr noe.

Disse ordene går ofte igjen:

• Planlegging, gjennomføring og avslutning av prosjekter.
• Budsjett, økonomistyring, fremdrift og risikostyring.
• Interessenthåndtering, kommunikasjon og rapportering til styringsgruppe.
• Smidig, Scrum, Kanban, PRINCE2, PMP eller IPMA.
• Endringsledelse, gevinstrealisering og forbedringsarbeid.
• Kontrakter, anskaffelser og oppfølging av leverandører.
• Verktøy som Jira, MS Project, Planner, Excel eller Power BI.
• Strukturert, løsningsorientert og god til å samle folk om et mål.

Formelle krav: utdanning og sertifiseringer

Det er ikke et formelt krav å ha en bestemt utdanning for å jobbe som prosjektleder. Ifølge utdanning.no er det vanlig å ha utdanning fra bransjen du jobber i, og mange kombinerer for eksempel IT, bygg, helse eller administrasjon med en utdanning eller et kurs i prosjektledelse. Skriv derfor både fagutdanningen og prosjektfaget, med år.

Det finnes også sertifiseringer, og noen viser at du kan teorien, mens andre viser at du har relevant erfaring. PRINCE2 har to nivåer, Foundation og Practitioner, og Practitioner krever at du har Foundation først. PMP fra Project Management Institute krever dokumentert erfaring med å lede prosjekter, minst 36 måneder hvis du har bachelorgrad, og 35 timer opplæring i prosjektledelse. IPMA-sertifisering har fire nivåer, fra D for dem som er nye i faget til A for de mest erfarne. Skriv navnet, nivået og året, og aldri en sertifisering du holder på med som om den var ferdig.

I bygg og anlegg har byggherreforskriften egne krav til arbeidet med sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA). Byggherren skal sørge for en skriftlig SHA-plan før arbeidet starter, og koordinatoren skal ha nødvendig kunnskap om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø. Har du vært SHA-koordinator eller hatt ansvar for SHA-planen, bør det stå tydelig.

Eksempel på sammendrag i CV for prosjektleder

Sammendraget skal si hva slags prosjekter du leder, hvor store de er, og hvordan du jobber. Her er et oppdiktet eksempel du kan bruke som mønster:

Eksempel: «Prosjektleder med åtte års erfaring fra digitalisering i offentlig sektor og bank. Har ledet prosjekter med budsjetter på opptil 40 millioner kroner og team på opptil 15 personer, blant annet innføringen av et nytt saksbehandlingssystem for 1 200 brukere, levert innenfor budsjett. Sertifisert i PRINCE2 Practitioner og erfaren med smidige metoder. Trives der fag, teknologi og ledelse møtes, og søker en rolle som programleder eller leder for en prosjektportefølje.»

Bytt ut tallene med dine egne, og skriv bare det du kan forklare i detalj. Se flere eksempler i guiden om sammendrag i CV.

Kulepunkter med resultater: svakt mot sterkt

Den vanligste svakheten i en CV for prosjektleder er punkter som beskriver rollen i stedet for resultatet. Alle prosjektledere planlegger og følger opp. Det som skiller deg ut, er hva prosjektene leverte, og hvordan du løste det som gikk galt. Bruk et sterkt verb i fortid, og avslutt med tall for budsjett, tid, omfang eller gevinst.

• Svakt: «Prosjektleder for nytt IT-system.» Sterkt: «Ledet innføringen av et nytt ERP-system i 12 avdelinger med 300 brukere, levert to uker før planen og 4 prosent under et budsjett på 18 millioner kroner.»
• Svakt: «Ansvar for budsjett.» Sterkt: «Styrte et budsjett på 65 millioner kroner med månedlig prognose til styringsgruppen, og holdt avviket under 3 prosent gjennom hele prosjektet.»
• Svakt: «Fulgte opp leverandører.» Sterkt: «Reforhandlet avtalen med hovedleverandøren etter forsinkelser, og fikk på plass dagmulkt og en ny plan som tok igjen seks uker.»
• Svakt: «Jobbet smidig.» Sterkt: «Innførte Scrum i tre team, og økte andelen leveranser i tide fra 60 til 90 prosent i løpet av to kvartaler.»
• Svakt: «Rapporterte til ledelsen.» Sterkt: «Laget et felles dashbord for status, risiko og økonomi i Power BI, som styringsgruppen tok i bruk for alle prosjektene i porteføljen.»
• Svakt: «Ansvar for HMS.» Sterkt: «Hadde ansvar for SHA-planen på et rehabiliteringsprosjekt med 40 arbeidere, uten skader med fravær i løpet av 14 måneder.»

Ferdigheter, metoder og verktøy

En prosjektleder trenger både metode og evne til å lede folk. Skriv metodene og verktøyene med navn, og vis lederegenskapene i kulepunktene i stedet for i en liste med egenskaper. Dette er verdt å ta med:

• Metoder: PRINCE2, PMP, IPMA, Scrum, SAFe, Kanban, Lean eller Prosjektveiviseren i offentlig sektor.
• Verktøy: Jira, Confluence, MS Project, Planner, Smartsheet, Excel og Power BI.
• Økonomi: budsjett, prognoser, kostnadskontroll og gevinstrealisering.
• Kontrakter: NS 8405, NS 8407, SSA-avtalene eller andre standardkontrakter du kjenner.
• Ledelse: hvor mange du har ledet, og om du har hatt personalansvar.
• Sertifiseringer og kurs med navn, nivå og år.

Ny som prosjektleder, eller mange år i rollen

Mange blir prosjektleder uten å ha hatt tittelen før. Har du ledet et delprosjekt, en systeminnføring, et arrangement eller et forbedringsarbeid, er det prosjektledelse. Skriv det som prosjekter med mål, omfang og resultat, selv om stillingen din het noe annet, for eksempel «Ledet flyttingen av kontoret for 80 ansatte, med plan, budsjett og leverandører, ferdig på tre måneder». Et kurs eller en sertifisering på grunnivå viser at du kan faget. Kommer du rett fra studiene, kan prosjekter i studiet, verv og internship vise det samme. Se guiden om CV for nyutdannet.

Med lang erfaring er utfordringen å velge. Vis de største og mest relevante prosjektene, og samle resten i en kort liste. Skriv mer om porteføljer, programmer, personalansvar og strategiske resultater, og mindre om oppgaver alle prosjektledere har. Søker du deg mot programleder eller leder for et prosjektkontor, er gevinstene og rutinene du har bygget opp det som skiller deg ut. Hold CV-en på to sider, se hvor lang en CV skal være.

Vanlige feil i CV for prosjektleder

Se etter disse feilene før du sender CV-en:

• Prosjekter uten tall for budsjett, tid, team eller resultat.
• Bare suksesser. Et kort eksempel på hvordan du snudde et prosjekt i trøbbel, sier mye om deg.
• Uklart hva du gjorde selv, og hva teamet gjorde.
• Metoder og sertifiseringer uten år, eller en sertifisering som ikke er fullført.
• Egenskaper som «strukturert» og «god kommunikator» uten eksempler.
• Samme CV til et IT-prosjekt og et byggeprosjekt.

Raskere til neste prosjektlederstilling med Selja

Prosjektlederstillinger ser like ut, men en annonse fra et IT-selskap og en fra en kommune ber om helt ulike ord. Med Selja limer du inn annonsen og laster opp CV-en du har. På under ett minutt får du en profesjonell, ATS-vennlig CV og søknad skreddersydd til stillingen, med metodene, verktøyene og ordene fra annonsen der de stemmer med det du har gjort. Da får du mer tid til det som avgjør, som å forberede deg til intervjuet.

Selja legger aldri til erfaring, sertifiseringer eller resultater du ikke har. Ber annonsen om for eksempel PRINCE2 og CV-en ikke viser det, spør Selja deg først og bruker bare det du bekrefter. Det er gratis å begynne: sjekk CV-en gratis, eller ta en gratis ATS-sjekk mot annonsen. Med Premium kan du også øve på intervjuet til akkurat stillingen du har søkt på, og få tilbakemelding på hvert svar. Se priser, eller kom i gang.

Søknaden, intervjuet og lønnen

I søknaden bør du velge ett prosjekt som ligner på det arbeidsgiveren skal gjennomføre, og fortelle kort hva du leverte og hvordan. Vis også at du har forstått hvorfor de trenger en prosjektleder nå. Se eksempel på jobbsøknad og guiden om hvordan du skriver en søknad.

I intervjuet får prosjektledere ofte spørsmål om et prosjekt som gikk dårlig, en konflikt i teamet og hvordan du prioriterer når tid og budsjett ikke henger sammen. Forbered konkrete eksempler, og øv med intervjuspørsmålene. Sjekk også lønnen i lønnssjekken før du forhandler.